集团企业的升华之道-档案数字化

2022-07

发布者：中浩贯诚

集团企业，具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。档案作为企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
档案数字化，随着计算机技术、扫描技术、扫描线性CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

升华之道（一）——经济效益

企业普遍采用粗放型模式，即以增加办公人员和办公费用，为档案管理的有效方式，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

升华之道（二）——办公效率

档案数字化管理模式，对企业多样化资料清晰分类、专业加工、及时归档，实现科学管理、应用、存储、成本节流的核心目标。
以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为"无墙界档案"，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。