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档案管理软件

浏览:4069    时间:2019-11-29

我公司自主研发了一系列档案数字化加工系统,极大的提高了档案数字化的加工效率、质量和准确度。能满足各种档案的数字化加工需求。年档案数字化加工能力8000万页以上,可随时根据客户档案的类别、数量和周期来配备相应的技术人员和生产流水线,确保按期保质完成档案数字化加工合同。


该系统可以实现加工流程自定义(标准作业流程为领取档案、拆卷整理、批量扫描、图像优化、档案著录、质量检查、格式转换(PDF、TIF)、重新装订、归还档案、批量挂接等流程),整个档案数字化加工流程管理平台软件涉及七个软件模块,包括作业流程控制管理子系统、工作人员管理子系统、档案交接整理子系统、档案数字化加工流程子系统、批量格式转换子系统、图像数据自动备份子系统、工作情况查询统计子系统。


档案数字化加工流程管理平台软件提高了生产力,无论是从纸质文件中提取数据形成电子文件、制作高质量的图像文件,或是作业过程控制、任务分配、工作情况跟踪统计、自动备份技术及PDF格式转换,档案数字化加工流程管理平台软件都可以使工作更加简单,在业务流程中提高生产力和效率。


软件模块功能介绍:


1.作业流程控制管理子系统

该软件模块对档案数字化加工流程的流转进行控制和科学管理,使系统能根据加工单位的实际需求自动适应不同的数字化加工流程。该软件模块实现工序的自定义功能,在该工序完成流程的自定义及流程库管理。


2.工作人员管理子系统

对参与到数字化加工流程中的工作人员进行管理,设置工作人员的人员资料、分配工号、所负责工序和所属工作组。每个工作人员设定工序之后,即可用自己的工号和密码登陆到档案数字化加工系统进行本工序的功能操作。如果需要调整岗位,可以新分配一个工号给工作人员。


3.档案交接整理子系统

该软件模块包括三部分功能,一部分是档案交接情况登记,档案领取和归还,包括批次号,盒数,案卷数,件数,领取人,领取时间,归还人,归还时间;一部分为档案整理情况登记,档案整理和装订,包括件数,页数,整理人,整理时间,装订人,装订时间;第三部分为现有档案索引数据的导入(比如卷内文件目录)及交接单据打印。


4.档案数字化加工流程子系统

该软件模块负责档案的批量扫描、图像优化、数据录入、质量检查等工序,主要工作为使用高速扫描仪将档案批量扫描后数字化为图像文件,再对图像文件进行优化处理,录入档案数据,并对扫描或图像优化的结果进行质量审核。该软件模块为核心模块,提供了简单而快捷的扫描功能及几十种无与伦比的图像优化技术(具有锐尔软件单机版的完整功能),并通过文件服务器和数据库系统及流程配置信息进行流程的控制和工序管理。


5.批量格式转换子系统

该软件模块在服务器自动运行,将已通过质量审核的档案图像文件批量转换为客户指定的格式文件,可以根据时间的定义自动进行图像文件的转换,无需人工参与。该模块支持分件、合并多页TIF,合并PDF等功能,并可以同时输出多种格式图像文件。该软件模块支持双层PDF,通过购买授权可以将文档转换为双层PDF。


6.图像数据自动备份子系统

该软件模块在服务器自动运行,可以根据时间的定义自动将档案图像数据自动备份到备份设备中,可以支持两套备份设备,该软件模块自动甄别已备份数据,只备份增量数据。


7.工作情况查询统计子系统

该软件模块包括两部分,一部分是工作量查询、统计,该部分可以按全部、组、个人进行工作量查询统计,并可以进行打印;第二部分为档案状态查询和任务跟踪,可以按单位、按流程分别查询统计档案当前情况,进行档案的跟踪,同时如果出现流程错误,可以进行流程更改。