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档案整理

浏览:7250    时间:2019-11-29

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。


档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。


档案整理的文件范围:凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文件、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。


档案整理的方法有两种:一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。


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档案整理类型


①系统排列和编目

在正常条件下,档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷,档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务,主要是检查案卷质量,制订馆(室)内分类排列方案,进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工。


②局部调整

对已接收但不完全符合整理要求的案卷,进行必要的部分加工整理;对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案,进行新的系统化调整。


③全过程整理

对必须接收和征集的零散档案,进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。


档案整理要求保持文件之间的历史联系,便于保管利用。文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系,主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面的联系。维护文件之间的历史联系有时可采用不同的方法,在优选时应以便于档案保管和利用为其最高要求,并使二者统一起来。


档案整理工作的意义


(一〕整理工作是档案工作的起点

档案整理工作是档案工作其他环节的重要基础,没有起点其他环节就不复存在。档案工作的对象是档案,如果没有档案也就不会有档案工作。档案整理的齐全与否,直接影响档案工作其他环节,尤其是直接影响到社会各方面对档案的有效利用。


(二)整理工作是档案馆(室)贯彻集中统一、分级管理原则的重要措施

档案是党和国家的宝贵财富,对国家规定应该归档的各种门类和载体的档案,各单位不得分散保存,任何个人更不能据为己有。只有通过行之有效的档案收集工作,才能把档案集中到各机关档案室和各级各类档案馆,形成统一的档案信息保管基地,实行集中统一、分级分专业科学管理。


(三)整理工作是决定档案工作存在和发展的重要条件

档案数量的多少决定档案工作规模的大小,档案的质量高低决定档案工作的水平高低。档案馆(室)所管理的档案是靠收集工作取得的,只有收集工作搞好了,才能有效地开展整理、鉴定、保管、编研等工作,档案工作才能存在并得到发展。