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档案数字化

浏览:7289    时间:2019-11-29

一、档案数字化背景


1.1 档案数字化现状

档案数字化服务包括档案整理和档案数字化。近年来,计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列,并为档案信息管理提供了可靠的保证,传统的档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用,档案保管部门需要积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来,促进档案的信息化管理。


1.2 档案数字化的必要性

纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用,使档案信息资源得到共享,以满足单位或社会对档案利用的需求。就数据内容而言,档案数字化加工应包括目录数据(档案)、文件数据(扫描原件)、多媒体数据(图档、音频、视频)等。


1.2.1 档案数字化的主要作用

1、档案数字化是档案信息化建设重要内容,档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务:一是现有档案的目录数据库建设和重要纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化;二是现行电子文件归档与电子档案管理。


2、档案数字化能有效地保护档案原件。


1.2.2 安全性原则

在数字化过程中可能要对档案进行拆卷扫描,每一步都要十分注意对档案原件的保护,不能因为人为的原因造成档案原件的污染、破损、断裂甚至失窃等无法挽回的损失。其次,是要保证档案信息内容的原真性和保密性。由于档案信息的开放程度受密级的限制,有些档案信息不宜公开,原则上这些档案不应列入数字化范围,或者应为这些有保密要求的数字化档案加上可靠的保密措施。


1.2.3 规范性原则

档案数字化的目的是利用计算机网络这种新型的信息通道,向全国甚至全球提供数字化档案信息。因此在档案数字化时应采用各方统一并认可的规范与标准。只有符合统一的标准,才能真正实现数字化档案信息的网上高效传输,而不至于因为文件存储格式和软硬件平台的不同而造成资源的浪费,同时也有助于确定一个最佳的档案数字化技术方案。如果缺乏统一的标准和规范,档案数字化将会成为阻碍档案信息化、网络化建设的一个重要原因。


1.2.4 高效性原则

首先,应在充分研究分析的基础上选择档案数字化最优方案,包括最优化的工作流程,最合理的数字化信息存储格式,以及先进、高效、经济的数字化加工设备等。


其次,注重档案数字化工作的整体性与协作性。为避免档案信息的重复数字化和数字化工作资源的浪费,保证档案信息的系统与完整,档案数字化工作应特别强调互补协作和系统高效。



二、档案数字化实施方案

2.1 档案整理


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2.1.1 提卷

档案从库房的排架上,按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内,形成档案下架清单,清楚记录档案号和箱号。档案从客户库房运出开始,经过整理和数字化,最后归还客户档案库房,这整个过程要保证档案不损坏、不丢失、不泄密。


2.1.2 查卷

对实体档案进行检查,首先要查看档案信息是否清晰、完整。档案的纸张如果破损严重,需要先进行修复,然后再进行扫描,并进行记录。


2.1.3 档案拆分及标记

对档案进行拆分整理,清除档案资料中的金属物,避免扫描时金属物损坏扫描仪。拆分后按原顺序放回盒内,保证分类档案不离盒,以免造成资料混乱。


2.1.4 编写页号

1、档案排序:根据甲方的档案资料分类对档案进行排序的校验工作,核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况(纸张状况、照片页、图表页)。 


2、编页码原则:以卷为扫描最小文件夹单位,每卷按页编页码。即对每个需要扫描页以每卷文件为单位,页码都是从“1”开始,依次编码,页码写于每页文件的正面的右下角,反面的左下角。确保页码位置统一、整齐。


2.2 档案扫描

档案扫描以卷为单位,依据国家档案局下发的《纸质档案数字化技术规范》要求,对页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,采用200dpi~300dpi分辨率黑白二值模式进行扫描;对页面为黑白两色但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,采用灰度或彩色模式扫描。


扫描时应根据档案纸张的质地、底色、薄厚程度、幅面大小等不同情况,对扫描明暗度、对比度进行设置,保证档案扫描图像整洁、清晰,保证图像与原件一致。


2.3 电子档案修图

电子档案修图工作内容包括:图像优化、自动纠偏、黑边裁剪、自动补边(角)。对已经完成扫描且保存为电子档案的文件进行纠偏、去污、拆边等处理,确保电子档案端正、干净。图像处理后应保证图像信息与原档案内容完全一致。


2.4 档案信息著录

按照整理材料中的十项材料内容著录,具体内容为:按页著录提名、材料名称、材料制定时间、份数、页数,最终形成目录表格,打印订附于档案资料首页。


2.5 质量检测

保证每页图像清晰无误,无黑边,无裁剪漏项,漏扫页码,检查时与纸质版本一一对应。对于扫描且编辑修复完成的电子档案,依据档案的原貌信息,检查电子档案的信息。


2.6 档案装订上架

2.6.1 档案装订、粘贴封条、加盖封章


档案装订严格按照恢复档案原貌的原则装订,不得多页少页,不得损毁档案,档案辅料原样装回。


2.6.2 装贴检查

检查装订、封装质量:多页少页、恢复原貌、牢固、整齐。



三、售后保障


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