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人事档案

浏览:10547    时间:2020-10-19

(一)人事档案整理的三大原则

1、服从人事工作需要的原则

人事档案整理,必须围绕人事工作来开展,适应人事工作的发展变化。在档案中,那些反映干部和职工基本面貌和能力素质、成长经历、职务变动等德、能、勤、绩、廉方面的材料,是考察、识别、选用干部和职工工资晋级、退休等的重要依据,这些材料必须齐全、完整、真实、规范,绝不允许档案中出现涂改造假,错装材料、缺页少张的现象。

2、注重整理档案内容的原则

干部职工人事档案的内容是人事档案工作的核心,也是人事档案工作的价值所在。齐全、完整、真实、规范的档案材料能够比较全面、客观地反映政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、专业技能、工作实绩等方面的情况。

3、严格要求与立足实际相结合的原则

首先要严格掌握标准,同时要注意从实际出发,对存在的问题具体分析,对主要材料、近期材料必须严格要求,缺少的必须补齐,填写不规范、手续不完整的要重新填写、补全手续。

我们在整理档案时,还要注意对历史和前人的劳动的尊重,充分利用以前的整理基础。这样可以提高档案整理工作的质量和效率。

(二)整理内容

档案管理的主要内容包括:逐卷整理——登记分析——补充完善——整理归档,其中补充完善档案材料是工作量最大、难度最大的一个工作环节。

逐卷整理,就是整理档案中所存放的材料是否属于同一人,尤其看是否存在同名同姓但不同一人的档案材料。其次看是否有涂改档案内容,使有关信息发生变动的现象,尤其是关于党龄、年龄、工龄和学历及奖惩信息是否有涂改。第三检查档案中是否存在有不真实的档案材料,对这类问题除了档案材料本身记载的内容、办理手续、来源渠道分析外,还要从某一材料或档案中相关材料的记载进行分析。

登记分析,对审查中出现的问题分类进行登记工作是后期补充完善档案材料的前提和依据。

补充完善,对档案中缺少的档案材料,根据材料内容和性质的不同可分别采取补充收集、复制和重新制作填写等三个处理办法,对手续不完备的档案材料,能够补充的信息要都要注明复制、补制标识和复制补制时间。

整理归档,在对干部职工人事档案分类装订、加工整理等方面,主要关注加工整理的档案材料是否影响到档案的利用,以及有无明显错误和不符合规定的地方,及时归档,避免形成积压。在完成补充完善档案材料和归档工作后,应对档案进行一次复核,避免遗漏问题。

(三)方法步骤

1、鉴别

是对准备归档的材料进行审查,甄别材料的真伪,判定材料的保存价值,确定其是否属于归档范围,是否符合归档要求。鉴别工作的内容包括归档材料是否办理完毕,是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备;对经过鉴别不符合归档要求的材料,要区别不同情况,采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。

2、分类

按照《干部档案工作条例》规定,干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。

第一类,履历材料。

包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。主要有:1988年、1999年两版履历表,填写要规范,前后一致,培训两个月以上的填写,需在四类中有材料,还要有属于履历性质的登记表,中央和地方各级党委委员(候补委员)简历,人大常委会委员、政协委员简历归此类。

第二类,自传材料,报告个人有关事项的材料。

自传材料包括自传和属于自传性质的材料。一些以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。第二类中新增加了报告个人有关事项的材料。

第三类:考察、考核、鉴定材料、审计材料。

包括人事管理工作中,组织、人事部门通过各种途径,对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料,具体有:定期考核材料,年度考核登记表每年需归档,援青、援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料;工作调动、转业、学校、党校学习纯属鉴定不带成绩的各类鉴定(带成绩的归在第4类中);调任时审计材料;后备干部登记表。

第四类:学历学位材料;职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料;反映科研学术水平的材料;培训材料。

包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。其中:

1、学历学位材料:高中毕业登记表,中专毕业生登记表;普通高等教育、成人教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表,入学考试各科成绩表,研究生推荐免试登记表,专家推荐表、毕业生登记表,授予学位的材料,毕业证书、学位证书复印件,党校学历证明。归二级分类的1类中。

2、职业(任职)资格材料:职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件;评聘专业技术职称(职务)材料;专业技术职务任职资格评审表、申报表,聘任专业技术职务审批表等材料,归二级分类2类中。

3、反映个人科研学术水平的材料;主要是科研单位和院校,归二级分类3类中。

4、培训材料:为其两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记表等材料(培训学习时间明确为两个月以上)归二级分类4类中。

第五类:政审材料。

更改或认定改名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。“三龄一历”认定材料了归在第五类。

第六类:党、团组织建议工作中形成的材料。

包括干部参加党、团组织的有关材料。

第七类:表彰奖励材料。

包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意,享受政府特殊津贴材料,此次统一规定作为奖励材料,归第七类。

第八类:涉法违纪材料。

第九类:招录、聘用材料;任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料;辞职、辞退、罢免材料;工资、待遇材料;出国(境)材料;党代会、人代会、政协会议,人民团体和群众团体代表会议,民主党派会议形成的材料。

包括干部职务变化、工资待遇、出国(境)等材料,以及各种代表会议代表登记表等材料。注意,《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》统一规定归在第九类。

第十类:健康检查和处理工伤事故材料,治丧材料,干部人事档案报送、审核工作材料;学生报到证等其他材料。

主要包括录用体检表,反映严重慢性病、身体疾病的体检表;工伤致残诊断书;确定致残等级的有关材料;生平、非正常死亡调查报告等。干部档案报送单,干部档案有关情况说明,视作交费年限登记表等材料也归入此类。

3、排序

排序是指将每类别的材料按其时间的先后顺序或内容的内存联系排列顺序,并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法:

⑴按材料形成的时间排序。适用于干部人事档案材料第一二三四七九十类材料。第四九类材料排序时,在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

⑵按材料的内容以及材料之间的内在联系排序。适用于第五六八类材料。其中,第五八类材料的排列顺序一般为:上级批复、结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交代材料等。第六类材料,入团志愿书应排在入团的其他材料之前,入党志愿书应排在入党的其他材料之前,党员登记表等可按时间先后顺序排序。

每一类别中的档案材料排序后,要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号,并在其右下角逐页编写页码。中组部最新的页码编写方法为:凡有图文的页面,每面作一页,有封面的材料从封面开始编写,空白纸(托裱)不计页数。复制件和原件应视为一份材料,统一编写页数。

4、编目

编目的具体要求是:

⑴、档案材料应按照排列顺序,逐份逐项进行编目,做到目录清楚,填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观,使用规范的书写材料,不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔,档案目录不能粘贴涂改。

⑵、每类目录之前应注明材料类号和类别名称。

⑶、“序号”填写材料类号和排列序号。序号栏的规范填写方法是:材料类号用汉字“一”至“十”,二级分类的类号用(一)至(四),序号用阿拉伯数字。

⑷、“材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不规范的,应另拟标题。材料的题目过长,可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟订题目。拟订或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。

⑸、“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料,一般以最后的时间为准。时间填写要尽量规范,有具体年月日的,必须填写齐全。

⑹、“页数”填写材料的页数。按编好的页数如实填写。

⑺、“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的,要在备注栏中进行简要说明,如附有考察材料的干部任免审批表、复制件等。

⑻、每类目录之后须留出适量的空格,供补充档案材料时使用。特别是第三四九类等,不能在同一页中填写其他类别材料的条目。

5、技术加工

对纸张破损、幅面不规则或字迹材料不符合归档要求的档案材料,应进行技术加工。

⑴对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料,应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后,与原件作为一件。

⑵幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁,折叠后的档案材料要保持平整,文字、照片、印章、图形不到位,不横放,便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、照片、印章、图形等内容。注意,从保护档案原貌、简化整理的目的出发,不要对档案材料进行过度裁剪。

⑶幅面过小的材料应进行托裱,装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边,不够的应加边,有些材料幅面太小,无法装订,应当在材料的底部托上层质量较好的纸张。

⑷档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

⑸每份档案材料应各自独立,严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

6、装订

档案目录置于卷首,卷内材料顺序与目录相符,档案材料应左边、右边、下边对齐,上边基本齐。在左侧打孔装订,做到结实、齐整、美观,不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件,方便阅读,干部人事档案如果太厚,应该分成两卷装订。分卷装订时,必须保证同一类材料分在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求。卷夹背脊应附边签,用于书写干部姓名、籍贯、档案编号等,书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。


(四)档案数字化对单位的作用

1、准确反映单位的成长历程

首先声明,不想成长的单位勿需档案管理。档案记录着单位成长的点点滴滴。单位发展何时平稳、何时动荡,原因何在,也可以从中找到规律和解答。

2、防患单位秘密外泄

单位档案无不涉及国家秘密,如果没有统一管理,任凭管理人员个人处置,势必容易丢失,丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理,而且还有要保密意识。

3、决策制订的参谋和帮手

单位做决策、出制度,往往都要查找历史数据,进行同比分析或信息对比,没有档案就无法进行。档案管理良好的单位,死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。

4、单位文化的活标本

很多单位搞单位文化建设总喜欢请专家帮忙,殊不知,单位文化是单位成员思想意识在单位制度规范、职工行为、业务内容等诸多方面的投射或反映。是单位员工自己培养创建起来的,是不假外求的东西。做好档案管理的单位,在整理完善单位文化时,不需要搜索枯肠,不需要绞尽脑汁,不需要编造,只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善,单位文化的基本内容就有了。再结合单位发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结,单位文化就丰富起来了。

5、单位宣传的资料库

档案管理好的单位需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,不需要临时抱佛脚,打乱正常工作,也不需要像演员彩排似的,劳命伤财,准备道具、背景。档案管理好的单位,宣传资料真实可信,对宣传和扩大单位影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。

6、员工成长的断代史

人事部门对于在职或是退休的员工档案应该定期移交档案管理部门。人事部门应该加强员工档案管理,每年补充、更新员工档案内容,准确及时记录员工成长的脚步。员工在单位多少年,档案就应该记载多少年的主要成长历程。单位人事档案应该成为员工成长的断代史。

(五)档案数字化可实现的目标

建设满足用户需求的档案信息化工作,可实现各单位档案收集整理的自动化、资源管理的数字化、信息利用的网络化、业务管理工作的信息化,同时建立起档案业务的规范化管理体系,并通过对历史资源的转换、迁移、规范化和数字化加工实现档案数字资源建设。通过档案信息化的建立,可实现档案的信息化管理目标,具体如下:

1.实现档案的自动化管理,数字化存储,网络化服务,使档案信息成为可共享、可充分利用的重要资源,成为公共服务体系的重要组成部分。

2.改变传统的纸质档案管理模式,将业务档案以及文书档案纳入打档案管理系统,将所有类别的档案及电子文件进行集中管理。

3.提高档案的调阅速度。档案信息化系统建成以后,无特殊要求的档案不再需要查阅档案原件,只需通过计算机进行查询,调阅更加方便、快捷,大大提高档案利用的效率。

4.档案管理工作更加规范化、专业化。解决传统档案管理难以实现的问题,如一份档案同时多人查阅,档案的备份与恢复,提供档案的各类统计报表,到期档案销毁提示等。

5.建立独立完整的档案管理系统,可以无需依赖于OA系统就能完成所有的档案管理工作,同时,必要时可与其他信息系统进行信息交互。

6.建立电子档案库。将案卷扫描影像以及其他电子档案存储管理,建立电子档案库,满足内部管理或其他相关机构的文件共享。

建设国内一流水平的档案信息化网络平台和档案信息资源总库。