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公检法

浏览:3082    时间:2019-11-26

公检法档案数字化方案


2015年11月最高人民法院下发《关于推进人民法院档案数字化工作的通知》,要求地方各级人民法院加快推进库藏档案数字化工作,其中各中基层人民法院于2017年底前完成全部档案的数字化扫描工作。


档案是审判工作的基本工具,传统的纸张档案管理方式不利于信息的快速、多向流动,也不便复制,同时纸张损坏、遗失等问题也时常发生。与纸质档案相比,电子档案更稳定、更方便,更有利于长期保存和提供利用。因此法院审判工作的信息化必然要求档案的信息化。


现实工作中,基层法院案件卷宗保存情况复杂、年度跨度大、种类繁多、保密性要求高、案件卷宗数量庞大、档案部门级别低、人员少、影响力小,档案信息化工作往往本末倒置,不能起到对档案信息化的规范作用。


档案信息化扫描形式主要分两种自行扫描和外包扫描,对比如下:

自行扫描的特点:

(1)经费投入少。仅需支出人工工资和购置扫描设备经费,比较容易实现。

(2)安全性、保密性高。由于是本单位员工,对档案的安全和保密有较好的觉悟,无需过多担心档案泄秘问题。

(3)质量不高。本单位员工没有受过专业的档案数字化培训和训练,扫描的图像不清晰、倾斜,著录的数据有可能会错误。

(4)效率较低。本单位员工实行固定工资制,没有工作积极性,工作效率可能不高。专业要求高,加之法院活多人少、工作量大。


外包扫描的特点:

(1)管理严、效率高。专业扫描公司对数字化人员有着一套严格的管理制度,如保密制度、安全措施、质量控制制度等,根据任务量和工序的安排合理配置人力资源,工作效率得到了最大发挥;

(2)图像质量高。扫描人员熟悉各项数字化质量标准,能够迅速地通过去污、去杂质、纠偏等方式处理扫描图像,使之更符合标准;

(3)员工水平高。专业扫描人员经过保密知识、档案知识的培训,在工作中磨练了技能,操作水平较高;

(4)安全性:对纸质档案的安全,传统载体档案在数字化后,将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作,都可对档案进行封存管理,大大减少对档案的各种人为损害或自然侵害,提高档案的安全系数,保障档案实体的安全。


数字化加工保密安全,在数字化加工阶段,规范员工保密意识,作业现场杜绝电子类的存储设备,全程摄像监控,保证作业中档案信息安全,如有问题有据可寻。


综上,采用数字化外包的形式,由有资质、懂业务、高效率的专业公司进行数字化加工,更有利于诉讼档案数字化工作迅速高效完成。


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诉讼档案数字化网络应用


在诉讼档案全部扫描完成后,如何更好地开展电子档案利用,也是新时期档案管理工作的重中之重。诉讼档案利用主要包括三类,即法院内部因审判工作需要在上下级、同级法院之间调阅,检察院、纪检、监狱、公安等部门因工作需要查阅,案件当事人因自身需要查阅。诉讼档案由于其自身特殊属性,调阅、查阅、借阅量非常大。

诉讼档案全部数字化以后,这项工作就变得简单且易于操作,只需轻点鼠标,就能完成大部分借阅利用工作,不用频繁去库房找卷,律师可以足不出户通过互联网进行阅卷,确保了律师服务平台“有卷可阅”,为网上阅卷提供了保障。


具体应用有:

(一)内部调阅卷:诉讼档案全部数字化后,法院便可以开展系统网内调卷,不再邮寄纸质卷宗。这节省了法院大量的人力、物力,降低了案卷因调阅不退、丢失的风险。

全部数字化后,法官只要在局域网内提交调卷需求(法官自己办理的案件可直接查阅,无需审批),经所在庭、室、处领导和档案部门同意后,就可以直接在计算机上浏览查阅,极为方便、快捷。


(二)对外查阅:对外查阅设立电子阅档室,根据实际情况配备适当数量的计算机和打印机,安装适合当事人查询诉讼档案信息的软件,方便当事人利用。


因此,法院档案信息化建设以后可实现:

(1) 全面各类档案资料的信息化、自动化、智能化管理,实现数据资料的高度共享。 

(2) 实现动态信息流转,各部门可随时查阅本部门需要的信息。

(3) 实现实时公文归档的完整审核,提高公文归档质量。

(4) 实现与其它信息系统的数据共享的接口。 

(5) 实现可回溯的数据统计功能,每个数据的来源及组成情况可即时展现,确保数据审核的高效率。 

(6) 智能搜索分析。


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