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高校

浏览:1819    时间:2019-11-26

高校档案数字化方案



数字化档案是信息时代发展的必然产物,是档案管理方式质的飞跃,高校档案数字化工作遵循了档案事业发展规律,依托高校校园网优势,实现了信息存储数字化、信息传播网络化、信息资源共享化。近几年,各大高校档案馆在档案数字化方面都取得了显著的成效,有效的整合了高校的档案信息资源,促进了高校档案管理的科学化,提高了档案管理利用效率,开创了档案事业管理、服务的新局面。


现在高等教育的逐渐普及,在高校中接受教育的人数也在不断的增加,面对如此庞大的信息数量,学籍档案管理工作的效率已经越来越受到重视。学籍档案中需要记录许多的信息,然而现在的学籍档案管理基本上是将这些信息分开来存放的,通常都是以院系、专业、班级为单位来装订成册的,有的学校还会将学生的学籍发生变动时的信息在与这些信息分开来进行存放,学生所得到的各种奖惩、任职情况、党员信息、综合评价也有可能在其他卷宗里面。总之就是将学生的各种学籍信息来进行分开的存放,而不是统一存放管理的。这种信息的分割管理,很容易让想要了解信息的人无法获得全面的信息。但是如果将这些信息进行数字化存放到统一的数据库中,就能够让这些信息统一的呈现出来,从而让学生的学籍信息更加的完整。


发挥数字化优势,进行学籍档案数字化建设


传统的纸质档案管理,很容易受到虫蛀,水渍泡的现象,由于纸质的特殊性,学生档案如果保存不当,一旦发生火灾,后果不堪设想。另外对保存环境的要求比较高,档案的拿取和整理相当不便,浩如烟海,数量庞杂而笨重的档案资料需要大量的档案管理人员来进行摆放整理和日常维护。纸质档案在管理过程中,还需要占用较大的空间来进行物品存放,费时费力。相比较传统落后的学籍档案管理,数字化加工后,学籍数字化管理将实现网路化的资源共享,功能完善和结构有序。


从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化,必须逐步建立和健全一套有自己特色的数字化档案工作体系,档案数字化工作有一个作业流程,各个工作环节之间相互配合、相互影响,哪一步都不能停滞马虎,任何一个环节出差错都直接关系到工作进程和数字化档案的质量。


数字化档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能,数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息,这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。


高校可以将学校档案数字建设外包给其他公司,可以极大的提高纸质档案数字化转换效率,这些公司常年从事各种数字化学籍档案加工工作,使用最先进的扫描设备和专业的加工团队。保质保量的完成档案加工整理工作,使教职员通过检索,轻松查询档案记录情况,在线浏览,借阅共享,整理和分类工作。


数字化建设可促进高等教育新模式,提高办学的质量和效益。具体有以下几个方面。


(1)教学方面有高度共享的教学资源、 信息资源、智力资源。利用数字化校园实现高质量教学资源、信息资源和智力资源的共享和传播,促进高水平的师生互动、 促进主动式、协作式、研究型的学习,形成新的学习方式,主动探索、协作研究,构建开放、高效的教学模式,更好地培养学生的信息素养以及问题解决能力和创新能力。


(2)科研方面有高度共享的科研信息、 资源设备。利用数字化校园加快科研信息传播,促进国际性学术交流,开展网上合作研究,促进最新科研成果向教学领域转化以及科研成果的产业化和市场化,提高科研的创新水平和辐射力。 利用数字化校园,实现上下级部门之间更迅速便捷地沟通,实现不同职能部门之间的数据共享与协调。


(3)将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,另外,通过档案的数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。


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